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Comment faire un webinar ? Le tuto étape par étape

webinar

Le webinar est une conférence en ligne accessible via un logiciel ou une plateforme en ligne. Le terme « webinar » (ou webinaire en français) naît de la contraction entre le mot « web » (toile) et « seminar » (séminaire). Un webinar est une visioconférence (ou web-conférence) avec un accès audio et vidéo qui permet à l’audience d’échanger avec les intervenants, de poser ses questions via le chat mis à disposition, visionner la présentation, télécharger des documents ou encore de répondre à des sondages. 

Le webinar est un puissant outil marketing qui permet aux entreprises de créer du contenu à forte valeur ajoutée avec un échange interactif et plus largement, de toucher de nouveaux prospects. 

Il permet en outre une plus grande souplesse par rapport à l’organisation d’événements physiques en évitant les problématiques de coûts, de déplacements et de logistiques. Dans ce guide, nous vous livrons les clés essentielles à la réussite d’un webinar. 

1. En amont : établir la stratégie du webinar

Pour réussir votre webinar, il s’agit de définir une stratégie qui va permettre de toucher votre cible. Commencez par vous questionner sur les attentes/besoins de votre cible et identifiez les objectifs que votre webinar doit remplir. 

Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite présenter ses services/ses produits. Les contenus délivrés au sein du webinar devront informer et expliquer le produit/le service en s’appuyant des études avec des chiffres clés, mais également conseiller la cible en délivrant de bonnes pratiques et des guides. 

En clair, l’organisation d’un webinar résulte d’une stratégie solide afin d’attirer des visiteurs et les convaincre que le service/le produit répondra à leurs problèmes. 

a. Choisir un format adapté à sa cible

Ayez bien en tête que chaque webinar s’adapte à la cible de l’entreprise. Si l’entreprise cible de nouveaux prospects, dans ce cas le webinar devra démontrer la pertinence du produit ou du service proposé et l’on privilégiera la démonstration produit. 

Si l’entreprise cible ses clients actuels, le webinar aura pour objectif de former les clients à la bonne utilisation des produits : on privilégiera la formation produit. 

Si l’entreprise cible des influenceurs, le webinaire aura pour objectif de rendre visible la marque en attirant une audience plus large (celle de l’influenceur). Dans ce cas précis, on privilégiera la forme de l’interview par exemple pour faire intervenir l’expert/l’influenceur. 

En fonction de votre cible et du public concerné, vous ne réaliserez pas le même type de webinar. 

b. Préparer un contenu de qualité

Votre webinar doit être de qualité tant sur le fond que sur la forme. 

Sur le fond 

Une fois que vous avez identifié les questionnements/besoins de votre cible, délivrez les réponses adaptées à votre cible. Les titres de votre présentation doivent être suffisamment pertinents pour retenir l’attention de votre audience tout au long de la présentation et dès le moment de l’inscription. Voici quelques exemples de titres de webinars performants : « Comment rédiger un contenu performant pour le web ? » ou « Optimisez vos campagnes Google Ads en 3 étapes », « S’adapter aux nouveaux enjeux de la RSE ». 

Sur la forme 

Évitez de surcharger vos slides de présentation avec trop d’informations. Insérez des visuels pour rendre votre présentation vivante. Tout au long du webinaire, adressez-vous directement à votre audience en lisant des questions posées dans le chat et adressez-vous directement à la personne qui a posé la question. Vous retiendrez ainsi son attention jusqu’à la fin ! Pensez à poser votre voix et à vous exprimer clairement pour ne pas perdre votre audience. 

c. Tester l’outil : exemple de 3 outils performants 

Un webinar réussi est réalisé sur un outil que l’on maîtrise ! Nous vous présentons ci-dessous trois outils performants, mais il en existe de nombreux autres sur le marché. 

Livestorm 

Cet outil propose de nombreuses fonctionnalités et est accessible en ligne sans téléchargement. Ce logiciel peut accueillir jusqu’à 500 participants (en fonction de votre abonnement). Sur Livestorm, vous pourrez coanimer votre webinar, partager votre écran, le préenregistrer si besoin, faire des sondages en direct, accéder au chat, connecter d’autres applications comme Google Analytics, Slack, YouTube, Salesforce, Hubspot, MailChimp, etc. L’avantage de cet outil est qu’il permet de gérer vos bases de contact, les e-mails, les invitations et les rappels et s’intègre sur une page de votre site web facilement par exemple ici.

GoToWebinar

Selon votre abonnement, vous pouvez inviter entre 100 et 2000 participants sur GoToWebinar. Cet outil est payant, mais particulièrement puissant. À la fin de votre webinar, vous pourrez consulter un reporting pour mieux connaître et comprendre votre audience. Avec ce logiciel, vous pourrez créer une landing page, envoyer des invitations et configurer tous les aspects techniques de la connexion. 

WebEx

Cet outil vous permet d’accueillir entre 8 et 100 personnes. Vous pourrez enregistrer votre présentation pour la mettre en replay auprès de votre audience qui souhaiterait la revoir ou pour d’autres visiteurs. 

d. Faire la promotion du webinar sur tous les canaux de communication 

Une fois que vous avez établi votre contenu et testé votre outil, il vous faut désormais faire la promotion de votre webinaire pour faire connaître la date et l’heure aux participants. Commencez par créer une landing page sur votre site internet pour présenter le sujet de votre webinar et donner toutes les informations essentielles (intervenants, date, heure, logiciel utilisé)

Le but de cette landing page est de convaincre les visiteurs de s’inscrire à votre webinar, aussi n’hésitez pas à la rendre aussi attractive que possible et personnalisez-la en ajoutant la photo des intervenants par exemple. N’oubliez pas d’indiquer si le nombre de places est limité. 

Enfin, faites la promotion de votre webinar en indiquant l’URL de votre landing page pour que les participants puissent s’inscrire sans problème. Si vous invitez des intervenants sur votre webinaire, demandez-leur d’en faire la promotion également sur leurs propres réseaux sociaux. 

2. Pendant le webinar : engager son audience

Un webinar réussi lorsque l’audience s’est investie. La fonctionnalité du chat est essentielle et ne doit pas être laissée de côté, car c’est un moyen de faciliter les échanges avec le public et de les inviter à réagir aux informations délivrées. Pour engager votre audience, adressez-vous directement aux participants, encouragez-les à poser des questions dans le chat, partager votre écran pour délivrer une présentation claire et visuellement attractive, lancez un sondage en direct ou laissez la place à un intervenant ou un invité surprise. N’oubliez pas de prendre au moins 10 minutes à la fin de la présentation pour répondre aux questions du chat si vous ne l’avez pas fait durant la présentation. 

a. Être à l’écoute de votre audience

Au sein de votre audience se trouvent des clients potentiels. Pendant votre présentation, mettez-vous à l’écoute de votre audience afin d’identifier les participants les plus investis : notez les réactions, le nombre d’interactions, etc. Vous pourrez ensuite les relancer en fin de webinar. Si vous n’êtes pas à l’aise pour analyser votre audience pendant la présentation vous pouvez vous appuyer sur un outil d’analyses qui va sonder le public en live à votre place. 

b. Remercier et fixer un nouveau rendez-vous

Vous avez terminé votre web conférence, félicitations ! Il est temps de remercier avec gratitude votre audience qui a pris le temps de vous écouter et d’interagir avec vous. Incitez votre audience à revenir vers vous en proposant un nouveau rendez-vous (une prochaine conférence, des portes ouvertes, une prochaine sortie produit etc.) et rappelez vos informations de contact (réseaux sociaux, adresse mail, numéro de téléphone, etc). 

En fin de webinar, précisez que vous laisserez la présentation accessible en replay pour tous ceux qui souhaitent la revoir ou qui n’ont pas pu y assister. 

3. Après le webinar : prolonger l’expérience

Pendant la web conférence, vous avez pu identifier les participants les plus investis : ce sont des prospects qualifiés (donc les plus proches de l’achat). Proposez-leur de prolonger l’expérience en leur proposant un rendez-vous personnalisé dans le but d’achever de les convaincre d’avoir recours à vos services/produits. 

Pour les autres participants, marquez votre différence en leur proposant le « petit plus » après le webinar par exemple un récapitulatif du webinar sous forme d’infographie, une vidéo avec du contenu en plus voire offrez-leur un livre blanc. 

Enfin, n’oubliez pas toutes les personnes qui se sont inscrites à votre webinar mais qui n’y ont pas participé… Envoyez-leur un e-mail pour leur proposer de visionner le replay. 

a. Diffuser le replay du webinar

Tous les inscrits à votre web conférence n’ont pas forcément pu y assister le jour J. Communiquer le lien de rediffusion du webinar vous permettra en effet de satisfaire les participants et les fidéliser, établir un contact avec les inscrits qui n’ont pas pu participer, toucher une nouvelle audience (ceux qui n’étaient pas inscrits), inviter de nouveaux prospects à s’inscrire aux prochains contenus. 

b. Analyser les métriques de votre webinar 

Très clairement, organiser un webinar n’est rien sans les retours d’expérience. Évaluez la qualité de votre webinaire en analysant différentes métriques : 

  • faites un sondage pour savoir si la qualité de votre webinar était satisfaisante
  • comptez le nombre d’interactions de vos participants sur le chat 
  • évaluez le nombre de réponses aux sondages par rapport au nombre de participants
  • identifiez les sources d’acquisition de trafic vers votre webinar (tracking d’URL, réseaux sociaux, articles de blog, etc.)
  • mesurer le taux d’inscriptions à votre webinar et le taux de participations réel 

Conclusion

Le webinar est un puissant outil marketing qui permet d’établir un contact privilégié avec sa cible. Un webinar réussi connaît les attentes de sa cible et qui lui fournit des réponses concrètes. C’est également un web conférence pour laquelle on a suffisamment communiqué en amont auprès de sa cible sur tous ses réseaux de communication. L’outil choisi doit également être choisi avec soin pour accueillir tous les participants le moment venu. Enfin, le webinar permet à une marque de se positionner en tant qu’expert sur une thématique, d’accroître sa notoriété et d’attirer des contacts qualifiés. 

Sources 

https://www.codeur.com/blog/14-outils-creer-un-webinar/
https://www.inboundvalue.com/blog/creer-webinar
https://www.filmcorporate.fr/webinar-entreprise/

à propos de l'auteur.e. : Ludivine Mazzotti

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