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Automatiser son processus de veille : mécaniser chacune des étapes pour gagner du temps

Aujourd’hui, si une entreprise parvient à se différencier de ses concurrents, c’est grâce à sa capacité de compréhension de l’univers dans lequel elle évolue afin d’anticiper les risques et détecter les opportunités. D’où l’importance de mettre en place une veille efficace.

Souvent oubliée par manque de temps, la veille peut devenir un processus totalement automatisé, simple et fonctionnel.

Cet article va vous présenter la méthode à suivre pour partager automatiquement votre veille sur n’importe quelle plateforme… WordPress, Twitter, Gmail, Blogger… Il vous suffira de repérer vos meilleurs articles et l’automation (terme anglais qui définit un processus automatisé/une automatisation) se charge du reste.

Comment fonctionne ce processus automatisé ?

Pour cela il vous suffit de posséder 2 outils :

 

Feedly est une application qui permet de générer de nombreux articles intéressants selon les mots-clés que vous aurez prédéfinis en amont.  Choisissez donc les flux qui vous intéressent et sur lesquels vous souhaitez être informés. Feedly vous propose automatiquement des sources (blog, sites…) qui traitent le sujet. À vous de faire votre choix…

Une fois vos sujets de veille choisis, il est temps de mettre en place votre processus d’automation.

Pour cela, l’outil IFTTT (If + This Then That) est ingénieux. Il créé des programmations qui s’exécutent automatiquement selon vos besoins et votre demande.

Retenez deux choses :

  • If représente votre condition (si)
  • This représente votre conséquence (alors)

If + this then that (Si + cela alors ceci)

Sélectionner votre condition « if ». Cette condition doit être générée à partir d’un outil, par exemple Google Sheet, Twitter, Instagram, Wikipedia … (plusieurs autres outils sont également disponibles). Selon l’outil sélectionné, ITFFF va vous demander quelles conditions d’automation vous souhaitez mettre en place.

Par exemple, nous voulons fusionner notre Google Sheet à notre WordPress. Plusieurs choix de conditions sont possibles :

Une des automatisations possibles avec Google Sheet et WordPress est la suivante : « si une nouvelle rangée est ajoutée, alors un post sera créé sur le blog WordPress » ou alors « si une nouvelle feuille de calcul est créée alors un post sera créer sur WordPress ».

Une multitude d’automatismes est donc possible… Pour cela, il suffit de vous équiper d’un outil de gestion de veille et d’IFTTT qui vous permettront de faire le lien entre vos différentes applications.

Autre outil qui peut être utilisé est Zapier. Il faut procéder de la même manière que pour IFTT en sélectionnant vos deux outils à automatiser et en choisissant vos conditions d’automatisation

Pratique, non ?

Chez Staenk, nous avons déjà mis en place notre processus automatisé :

Chez Staenk, cette méthode a déjà fait ses preuves puisque notre veille est, en grande partie, automatisée. En effet, nous sélectionnons les articles de la semaine les plus pertinents et chaque vendredi nous publions sur notre blog, un résumé de cette veille sous forme d’article. Le but étant d’avoir comme seule étape manuelle, la sélection des articles et la publication sur le blog de ces derniers.

Dans cet exemple d’application nous utilisons Zapier et Feedly.

Mais alors comment avons-nous procédé ? Toutes les étapes effectuées sont développées ci-dessous :

  • Il vous créer un compte sur Zapier (ou autre)
  • Créer un compte sur un agrégateur de flux RSS tel que Feedly (ou autre selon vos préférences)
  • Vous créez une feuille de calcul Google Sheet
  • Lors de cette étape il faudra relier votre agrégateur de flux RSS à votre feuille de calcul Google Sheet. Pourquoi ? Pour que chaque article intéressant que vous souhaitez sélectionner puisse s’enregistrer directement et automatiquement sur votre Google Sheet. C’est à partir de cette étape que Zapier entre en jeux. Il faut se rendre dans les paramètres de votre compte Feedly afin de sélectionner Zapier, et de lancer l’automatisme souhaité entre votre feuille de calcul Google sheet et Feedly.

  • Une fois cela fait, il est important de paramétrer l’automatisme souhaité. Chez Staenk, nous avons tout simplement décidé que chacun des articles enregistrés dans un « Board » (système d’enregistrement des articles sélectionnés proposé par Feedly) soit également enregistré dans notre Google sheet. Par exemple, si un article intéressant sur le référencement nous intéresse, nous décidons de l’enregistrer directement dans notre Board. Plusieurs Board peuvent être crée afin de classer les articles.

  • Une fois l’automatisme crée entre votre agrégateur de Flux RSS et votre feuille de calcul, il suffit simplement de créer un automatisme entre votre feuille de calcul et votre WordPress. Pour notre cas, le but étant la création d’un post sur le site dès que nous mettons un nouvel article sur notre feuille de calcul Google Sheet. Pour cela, il faut créer un nouveau « ZAP », en sélectionnant votre feuille de calcul Google Sheet et votre site internet WordPress.

  • Il vous suffit ensuite de remplir les données pour chacune de vos actions afin de définir les paramètres que Zapier doit prendre en compte. Par exemple, définir le lien de la feuille de calcul Google Sheet à prendre en compte, l’action à mettre en place etc.
  • Faire de même avec les paramètres de votre action WordPress : définir le lien de votre site, le statut du post à créer, le model de votre post etc… La partie la plus minutieuse est de définir votre model qui sera déclinable à chaque nouvelle automatisation. Voici le modèle que nous avons mis en place :

Il faut donc comprendre que ce modèle est bien évidemment en lien avec notre Google Sheet où sont enregistrés nos articles. Chaque « Step » représente une ligne de notre feuille de calcul !

Voici donc notre feuille Google Sheet, où chaque article est répertorié. Chaque colonne représente une spécificité (titre, contenu ou lien).

  • Avant de mettre en route votre ZAP et donc votre automatisation, vous pouvez demander à Zapier d’envoyer un test à WordPress. Cela vous permettra de savoir si votre model est bien configuré et si toutes les spécificités sélectionner dans chacune de vos actions sont bien définis. Il est évident qu’il vaut mieux sélectionner le statut « brouillon » de l’article et de le publier par vous-même, une fois les vérifications faites.
  • Une fois vos outils sélectionnés et votre ZAP définis. Envoyez-vous un test ! Tout fonctionne ? Mettez votre ZAP sur « on » et laissez Zapier faire le reste !

Pour voir le résultat on vous laisse vous rendre sur notre blog, nos news y sont publiés toutes les semaines ! (Cf. article « La semaine du webmarketing »)

à propos de l'auteur.e. : Swann Le Moigne

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