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Comment bien choisir son logiciel de gestion de projet ?

Vous exercez une activité et souhaitez investir dans un logiciel pour piloter l’ensemble de vos projets ? Face à la diversité des logiciels de gestion de projets disponibles, il peut s’avérer compliqué de choisir l’outil qui conviendra à tous les membres de votre entreprise.

Staenk a testé plusieurs solutions, et vous donne ici ses quelques conseils pour vous aider à trouver LE meilleur logiciel de gestion de projet pour votre entreprise ou votre organisation quotidienne.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

Un projet met en œuvre des compétences diverses avec de nombreux interlocuteurs à des échéances précises. Un logiciel de gestion de projet devient vite indispensable, afin de coordonner l’ensemble des personnes autour du projet, permettant ainsi de le faire évoluer. 

Un bon logiciel de gestion doit pouvoir répondre aux besoins principaux d’un projet à savoir : 

  1. une vision globale et un suivi de l’avancement du projet
  2. une communication entre les parties prenantes
  3. une organisation des tâches et des sous-tâches

Comment choisir le logiciel de gestion de projet idéal pour mon entreprise ?

Déterminer les objectifs de votre logiciel

Le premier élément qui vous aidera grandement à faire votre choix est de recenser les besoins que vous avez lorsque vous gérez des projets.

Vous souhaitez peut-être avoir un suivi du temps sur les tâches accomplies, afin de mieux répartir votre budget ? Un simple logiciel de gestion des tâches vous suffira peut-être afin de mieux vous organiser ?

Listez tous les éléments que vous souhaitez avoir dans votre tableau de bord au quotidien. Ainsi, vous pouvez mettre de côté plusieurs critères selon vos besoins à savoir : 

  • La gestion des tâches d’un projet,
  • La gestion du budget, 
  • Un tracker pour le temps passé par chacune des personnes sur chaque tâches,
  • Un chat de discussion sur le projet qui permet de communiquer plus facilement,
  • Une vision globale de l’avancée du projet type gantt chart,
  • L’intégration de documents soit en pièce jointe, soit directement modifiable sur le logiciel

Ceci n’est qu’une liste exhaustive de critères, vous pouvez bien évidemment en rajouter en fonction de vos besoins.

Sondez vos collaborateurs

Le meilleur moyen de faire votre choix est de demander à vos collaborateurs quels sont leurs besoins au quotidien.

Comment gèrent-ils leurs tâches actuellement ? Comment s’organisent-ils sur la semaine ?

Cela peut être un bon début pour cerner quelles fonctionnalités vous souhaitez retrouver de manière claires et visibles sur votre logiciel.

Faites part à vos collaborateurs de votre recherche de logiciel. Ils sauront sûrement vous guider sur les indicateurs qu’ils surveillent ou alors ceux sur lesquels ils souhaiteraient avoir un œil. Par la même occasion, ils ont sûrement déjà testé certaines applications de gestion de projet qui peuvent vous être utiles pour mieux faire votre choix.

Nos tests de logiciels chez Staenk

Chez Staenk, nous travaillons en mode projet au quotidien. Nous avons donc besoin d’un logiciel qui puisse regrouper les fonctionnalités principales qui puissent nous aider à coordonner nos tâches, et avoir une vision claire de l’avancée des différents projets. 

Des logiciels de gestion de tâches et management de projets, il en existe des centaines et des centaines. Chaque solution possède des avantages mais aussi des inconvénients qui sont des éléments relativement subjectifs et propres à chaque individu. Certaines personnes vont adorer certains aspects du logiciel. Au contraire, d’autres ne vont pas trouver cela utile.

Cependant, la meilleure façon de faire son choix, c’est de tester ! C’est dans cette optique que nous avons testé plusieurs logiciels afin de se positionner sur celui qui convient à toute l’équipe.

Monday

Monday

Monday est le premier logiciel de gestion de projet que nous avons testé en interne à l’agence. Il se présente comme un logiciel Saas très complet qui rassemble les fonctionnalités de diverses solutions très connues telles que Trello, Gmail, MailChimp, etc.

Applications Monday - Logiciel de gestion de projet

Créé en 2014, beaucoup d’entreprises et d’organisations l’ont déjà choisi grâce à ses nombreux avantages.

Monday permet notamment une gestion des tâches personnalisée. Ici, pas de cases à cocher mais plutôt un état des tâches sous forme d’étiquettes à personnaliser. Par exemple, vous pouvez choisir de créer des étiquettes telles que « À faire – En cours – Fait ». En soit, Monday vous permet de créer les étiquettes que vous désirez, pour vous aider à y voir plus clair dans l’avancement de votre projet. 

Gestion des tâches Monday - Logiciel de gestion de projet

Ce logiciel permet également d’avoir une organisation des projets personnalisée.

Vous avez des méthodes de travail particulière ? Pas de problème, ce logiciel présente de nombreuses options de personnalisation grâce à l’ajout de « widgets », ce qui permet de mettre en place vous-même, le tableau de bord de suivi des projets qui vous ressemble.

Gestion des tâches mode AGILE - Logiciel gestion de projet

Il y également un timetracking intégré. Grâce à l’ajout de widgets, il est possible de mettre en place un suivi du temps passé sur chaque tâches. L’idéal non ? 

De la même manière, Monday vous permet également d’avoir une vision globale de l’avancée de vos projets telles que les Gantt Chart :

Gantt Chart Monday - Logiciel de gestion de projet

À première vue, Monday possède tout du logiciel de gestion de projet idéal. Cependant, nous avons noté quelques inconvénients quant à son utilisation.

D’un point de vue User eXperience, si on ajoute beaucoup de fonctionnalités à ses tableaux de bord, ceux-ci peuvent être assez long à scrawler en horizontal.

La vision globale des données n’est pas très claire. Ce point de vue est assez subjectif puisque certains utilisateurs n’auront pas le même avis sur cela. Nous n’avions donc pas de vision très claire de l’avancement des projets puisque la vue du tableau de suivi des tâches est compliquée à appréhender.

L’inconvénient principal que nous avons relevé est que justement, il y a trop d’options de personnalisation. De la même manière, les widgets sont à gérer à l’extérieur de l’application ce qui entraîne la création de comptes à l’extérieur du logiciel, pour pouvoir intégrer pleinement ces outils à nos tableaux de bord.

Parlons prix ! Monday est accessible aux professionnels comme aux particuliers à partir de 39€ par mois. Bien que pratique, vous l’aurez compris nous ne nous sommes pas arrêtés qu’à ce logiciel, puisque nous avions l’envie et le besoin de tester d’autres solutions pour optimiser la gestion de nos projets.

Podio

Logo Podio

Podio, mais qu’est-ce que c’est concrètement ? C’est une solution collaborative lancée en 2011 par un entrepreneur Danois, puis rachetée par Citrix en 2012. Tout comme Monday, Podio fonctionne par « espaces de travail » et ajout d’applications.

Fonctionnalités Podio - Logiciel de gestion de projet

Vos espaces de travail peuvent regrouper des sections telles que RH ou marketing mais aussi différents projets d’un même pôle si vous le souhaitez. En d’autres termes, c’est vous qui gérez et organisez vos espaces de travail comme bon vous semble.

Après avoir testé Podio pendant quelques temps, voici de manière générale les fonctionnalités que nous avons appréciés :

  1. Possibilité d’ajouter des fichiers et de les partager
  2. Ajout d’applications possibles : modules complémentaires
  3. Calendrier avec une vue de l’avancement des projets
  4. Mise à jour de l’avancement des tâches type Trello
Gestion des tâches - Logiciel de gestion des tâches

Ce logiciel a tout ce dont on attend d’un logiciel de gestion de projet.

Cependant, l’interface très sobre de la solution saas ainsi que le nombre accrus de fonctionnalités font que d’un point de vue User Expérience encore une fois, nous n’avions pas trouvé ce dont il nous fallait.

Nous voulions un logiciel SIMPLE et très facile à utiliser du premier coup d’œil !

Asana

Logo Asana

Pour notre 3ème test, nous nous sommes penchés sur le logiciel de gestion de projet ASANA. C’est durant cette troisième phase de test que nous avons commencé à percevoir ce que nous voulions réellement en termes de fonctionnalités et de design pour notre futur outil.

Asana est un bel outil de gestion des tâches qui permet aux équipes de suivre leur travail. Cet outil comporte de nombreuses fonctionnalités telles que la création de tâches, de projets (appelés porte-feuilles) mais aussi des tableaux de bord.

Ce logiciel est très avantageux au niveau du prix puisqu’il est gratuit pour les petites équipes (15 personnes maximum). Au-delà, ASANA vous propose des forfaits à partir de 10,99€ par personne/mois.

Asana gestion des projets - Logiciel de gestion de projet

Concernant ASANA, nos retours concernant ce logiciel sont similaires aux logiciels précédents :

  • Gestion des projets, tâches et sous tâches assez facile,
  • Difficulté à voir l’intérêt de certaines fonctionnalités malgré le recours aux tutoriels,
  • Pas de vue d’ensemble bien détaillée de l’avancement des tâches. Cette fonctionnalité étant disponible pour les forfaits plus onéreux,
  • Pour les applications, il fallait également un compte externe à ASANA pour le timetracking ou la valeur d’une tâche.
Gestion des tâches sur Asana, logiciel de gestion de projet

S’agissant d’un test, nous n’avions pas à disposition tous les éléments essentiels à la gestion de projet. Si jamais vous souhaitez approfondir vos tests avec ASANA, vous trouverez toutes les fonctionnalités en fonction des tarifs disponibles.

Malgré cela, ce logiciel ne correspondait toujours pas à nos attentes en termes de fonctionnalités et UX design.

Nifty

NiftyPM logo

Nifty Project Management est le dernier logiciel de gestion que nous avons testé et devinez quoi ? C’est celui que nous avons choisi !

Gestion des tâches - Nifty PM - Logiciel de gestion de projet

À première vue, nous l’avons immédiatement adopté, car il intègre l’ensemble des fonctionnalités que nous recherchions à savoir :

  • Suivi du temps intégré,
  • Pas d’ajouts d’applications : toutes les fonctionnalités sont intégrées dans le logiciel,
  • Gestion des tâches facile comme Trello,
  • Une organisation des projets comme des chaînes de discussion Slack,
  • Avancement général du projet : Gantt Chart,
  • Chaîne de discussion type Slack, chat avce collaborateurs,
  • Vue très claire du travail de chaque membre de l’équipe.

En bref, nous avons trouvé notre logiciel de gestion de projet idéal !

L’inconvénient qui peut se poser est que le support est en anglais. La plateforme étant encore en développement, il se peut que vous soyez confronté à des mises à jour très régulière pour optimiser la solution.

L’avantage c’est qu’ils développent les fonctionnalités en fonction des retours des utilisateurs et ça, c’est vraiment super.

Pour vous aider à mieux faire votre choix, voici un tableau récapitulatif des informations relatives à chaque logiciel de gestion de projet :

Informations produitMondayPodioAsanaNifty
PrixÀ partir de 39€/moisGratuit pour 5 collaborateurs. Puis, de 9€ à 24€/mois…Gratuit jusqu’à 15 collaborateurs. Puis 10,99€ par personne supplémentaire…Gratuit jusqu’à 3 collaborateurs. Puis à partir de 7,19€…
Version gratuiteNon, mais essai gratuit de 15 joursOuiOuiOui
FormationWebinaires Documentation & formation en ligneWebinaires & TutorielsFormation académique premium
Ressources d’aideFonction supportFormulaire de contact & forum des utilisateursForum, Etudes de cas, Fonction supportFonction support, FAQ
FonctionnalitésDesign flexible & personnalisable

Riche en fonctionnalités

Stockage de fichiers

Ajout d’applications

Vue générale du projet
Ajout & partage de fichiers

Gestion de tâches

Ajout de modules complémentaires

Vue générale du projet
Design flexible, rapide et moderne.

Riche en fonctionnalités.

Créer des calendriers et des vues personnalisés.
Pas d’applications extérieures

Gestion des tâches simplifiée

Messages & discussions de projets

Vue d’ensemble projet (Gant chart)

Ajouts de documents & partage de fichiers

Edition de documents Drive Design facile

Et vous, quel logiciel de gestion de projet avez-vous choisi et pourquoi ?

à propos de l'auteur.e : Salomé Guillemot

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